Determinar la ubicación de una bodega es uno de los aspectos primordiales que hay que considerar antes de su instalación. La localización de la bodega es un factor que influye no sólo en el aspecto constructivo, sino, sobre todo, en el estratégico, y puede ser decisivo en el éxito o el fracaso del negocio.
El estudio de la ubicación de una bodega será más largo y complejo cuanto mayor sea el tamaño de la empresa y, en consecuencia, su sistema de distribución. En cualquier caso este estudio deberá realizarse mediante el examen de cuatro factores básicos: la producción, los costos, la demanda y la competencia.
En cada uno de esos elementos se deben observar dos criterios de valoración para poder realizar el análisis de la manera más ajustada a la realidad, como son el económico y el comercial. Teniendo esto en cuenta se deben analizar algunas variables:
- En primer lugar, en lo que respecta al producto, se debe evaluar su tipología y la cantidad total que se necesita almacenar.
- En cuanto a los costos, se analizarán aquellos relativos a las infraestructuras (terrenos, edificación y equipos), la mano de obra directa e indirecta, el costo del transporte y de la manipulación y los costos paralelos a la actividad, así como los servicios y seguros que se hayan de contratar.
- En tercer lugar, en lo que respecta a la demanda, se habrá de estimar la cantidad y localización de los consumidores, el número y tamaño de los pedidos, la curva de la demanda, la importancia relativa de la proximidad, así como la velocidad de entrega.
- Por último, en cuanto a la competencia, se examinará la localización de sus bodegas, así como la eficacia y servicio de los mismos.
El estudio para la ubicación de las instalaciones debe realizarse mediante el examen de esas variables y el análisis de otros cuatro parámetros que se irán exponiendo en los próximos apartados, como son las características del producto, la capacidad de fabricación de la industria y las particularidades de la red de distribución necesaria.
Ubicación según características del producto
Para realizar el análisis de las características del producto que pueden influir en la ubicación de la bodega, se tienen en cuenta tres aspectos: su durabilidad, su estabilidad intrínseca y su manejabilidad.
Durabilidad
Esta característica determina cuánto más o menos próximas han de estar ubicadas las bodegas de distribución respecto de los puntos de consumo.
Así, los productos de muy poca durabilidad (como las frutas y verduras frescas) requieren instalaciones muy próximas a los puntos de adquisición final ya que el tiempo que transcurre entre su producción o recolección y su consumo debe ser muy corto. Por lo tanto, estos artículos no admiten la posibilidad de utilizar bodegas de tránsito en las que se emplea un tiempo que, por muy pequeño que sea, resulta fatal para la conservación del producto.
Detalle de un pallet.
Por el contrario, los productos de gran durabilidad, como casi todos los industriales, no precisan bodegas muy próximas al punto de consumo, a menos en lo relativo a cómo influye el tiempo en su calidad, ya que éste tiene muy poca o ninguna influencia en su conservación. Así pues, este tipo de artículos puede ser albergado en cualquiera de los diferentes tipos de bodegas, ya sean centrales, regionales o de tránsito.
Estabilidad intrínseca
Por estabilidad intrínseca se entiende la que posee el producto por sí mismo. Esto puede afectar a su transporte y a la seguridad. Si el producto es muy inestable intrínsecamente, necesitará instalaciones especiales de almacenaje ya que esa condición puede afectar a la seguridad física del lugar e incluso a la salud de la población circundante. Un ejemplo típico puede ser el de los productos químicos, en los que este factor hace que se recomiende que la localización de las bodegas que los manejen se encuentren solamente en dos lugares, el de producción y el de consumo, sin centros intermedios.
En el ejemplo comentado, el tamaño de las instalaciones deberá ser muy distinto, ya que en el lugar de producción se podrá establecer un centro de volumen (verdadera bodega), mientras que en el lugar de consumo solamente se establecerá un depósito de unas dimensiones adaptadas a la demanda y al tiempo de transporte medio empleado entre ambas localizaciones.
Cuando se trata de almacenar mercaderías de gran estabilidad intrínseca, este factor no es determinante, ya que se puede usar cualquier posibilidad de las que se proponen en este manual.
Manejabilidad
Las alternativas y facilidad que ofrece un producto para ser manejado puede suponer una característica restrictiva del número de movimientos que se puedan realizar con el artículo.
Los productos que son muy poco manejables (como los líquidos y los áridos a granel) deben ser almacenados en el menor número de lugares posible ya que sus características hacen que su costo aumente exponencialmente a medida que se realizan trasvases o transferencias. Incluso, en la mayoría de los casos, pueden producirse deterioros de la calidad así como pérdidas de volumen. Lo ideal es contar con dos tipos de bodega solamente: la central que estará situada en la planta de producción y la de materias primas que deberá estar localizada en la planta de envasado del producto.
Estos artículos pasan a la categoría de muy manejables una vez envasados y la ubicación de la bodega es totalmente independiente de su manejabilidad.
La capacidad de fabricación
La capacidad de fabricación de la industria a la que dé servicio la bodega determina la cantidad de mercadería que se necesita albergar. Se trata de un factor relativo, cuya valoración deberá ser realizada también en función de la demanda del producto en cuestión.
Su influencia, en cuanto a la localización de los distintos tipos de bodega, se puede medir en función del grado de transformación que realice la industria.
El grado de transformación del producto
No todas las industrias aplican el mismo grado de transformación a un producto, depende de su especialización, su preparación y, sobre todo, de su capacidad. Para estudiar las posibles ubicaciones de las bodegas, este factor se puede clasificar en tres niveles: bajo, medio y alto.
- El nivel bajo es el que practican aquellas industrias que, bien por la naturaleza del producto o por su propia capacidad, se limitan a realizar únicamente una clasificación y envasado de la materia prima. Es el caso, por ejemplo, de las empresas alimentarias del sector primario. Únicamente es necesaria una bodega central, ubicada en la misma planta de producción y, a lo sumo, la instalación deberá contar con dos secciones: una para las materias primas y otra para el producto envasado. En cualquier caso, su ubicación no depende de la cantidad de mercadería que se deba alojar.
- El grado de transformación de tipo medio es aquel en el que se recibe una materia prima, se clasifica y se transforma en varios productos diferentes. En este tipo de industrias, la cantidad de mercadería que se debe alojar sí empieza a ser un factor que influye en la ubicación de las bodegas. Por regla general, estas industrias necesitan de tres bodegas independientes: una para las materias primas, otra para los productos empleados en su transformación y una tercera para las unidades terminadas dado que la producción se suele efectuar en grandes series (tanto si producen un único producto o de varios en paralelo). Si la cantidad de artículos almacenados es pequeña, probablemente las tres bodegas pueden estar localizadas en el mismo lugar que la planta de fabricación pero cuando la producción es muy grande, es necesario instalar bodegas locales o regionales e incluso intermedias para los semi productos o de tránsito para los productos terminados.
- Por último, las industrias con un alto grado de transformación están también muy influenciadas por la cantidad de producto obtenido y por lo tanto su caso es prácticamente igual al de las de nivel medio, con la diferencia de que, casi con total seguridad, será necesario utilizar bodegas intermedias para regular las distintas fases de producción.
La red de distribución necesaria
La composición y disposición de la red necesaria para la comercialización de un artículo influirá en la localización, en el número y en el tipo de bodegas que se necesitarán para cubrirla.
Para entender sus características es preciso analizar dos factores distintos:
- La influencia de la composición: La red de distribución puede estar compuesta de concesionarios autónomos (como empresas independientes) o de agencias propias. En el primer caso, la cantidad de producto que se debe almacenar se determina exclusivamente en función de la demanda y del número de pedidos que se reciban de esta red. En ningún caso se debe realizar un almacenamiento de primera necesidad, ya que es la propia red la que se encarga de ello. Cuando se trata de agencias propias, además de contar con los clásicas bodegas centrales, regionales y de tránsito, se debe situar un centro de primera necesidad en cada uno de los puntos de distribución y éstos deben hallarse lo más cerca posible de las áreas de demanda.
- La influencia de la distribución en la red de comercialización: El reparto geográfico de la red de distribución influye en la ubicación, el número y tipo de bodegas de las que se deba disponer. Al igual que en el anterior factor, hay dos posibilidades, como son que la red esté formada por concesionarios autónomos o por agencias propias.
La distribución de la red de comercialización supone un factor determinante en el proyecto de la bodega o bodegas.
En el primer caso, en el que se ha de tratar con una red de comercialización ajena, su posicionamiento en el territorio y su zona de influencia pueden estar ajustados o no a la demanda real del producto.
- Si el posicionamiento de los agentes es el correcto, se les debe tener en cuenta como si cada una fuera una bodega de depósito. En los sitios estratégicos se sitúa un centro de distribución y, si la demanda de una zona concreta lo requiere, se establece la correspondiente instalación de tránsito. El fin de esta estrategia es reducir al mínimo imprescindible el tiempo necesario para abastecer a los agentes, que deben ser contemplados como puntos de consumo.
- Cuando las ubicaciones de los concesionarios no son las más adecuadas para la comercialización del producto en cuestión, la primera medida que se debe tomar es corregir este aspecto y una vez resuelta esa limitación, actuar como se ha indicado en el párrafo anterior. Una red de comercialización inadecuadamente posicionada dentro de un territorio puede implicar, con toda seguridad, un aumento de las bodegas de tránsito e incluso puede suponer un retraso en el abastecimiento a los puntos de consumo, dos cuestiones que provocan un aumento de los costos de distribución del producto y, por consiguiente, una pérdida de competitividad en el mercado.
Por otra parte, en el caso de que la red de comercialización esté formada por agencias propias, también es necesario cuidar su correcto posicionamiento territorial, con el fin de evitar en la medida de lo posible la necesidad de establecer más bodegas de tránsito que las estrictamente imprescindibles y procurar que el tiempo de abastecimiento a los puntos de consumo esté perfectamente conjugado con la demanda.
En cualquier caso, ya sea en lo que respecta a la distribución física, como la comercial, se puede operar sin centros intermedios o regionales si se dispone de un buen servicio de transporte y distribución, trabajando sólo con una bodega central.
También se puede recurrir a la externalización de los servicios a un operador logístico que gestione el transporte y la distribución, al igual que al almacenaje y preparación de los pedidos si se precisase.