¿Qué es un WMS?

¿Qué es un WMS? Un WMS o Software de Gestión de bodegas es una herramienta que se utiliza para controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas propios de una bodega.

Aunque el análisis de los flujos y la determinación del tipo de ubicación que se aplicará en la bodega condicionará el ajuste y parametrización específica de su software de gestión, estas son las principales funciones básicas que es imprescindible que realice cualquier WMS:

• Gestión de entradas
• Gestión de la ubicación de las unidades de carga
• Gestión de control de stock
• Gestión del control de las salidas

A continuación, haremos un repaso más en profundidad de todas estas operaciones que deberían estar cubiertas por el WMS.

_{Ejemplo de arquitectura de un software de gestión de bodegas.}

Funciones de entrada

Dentro de este grupo destacan tres operaciones gestionables a través del WMS, como son la recepción, la captura de datos logísticos y el etiquetado de los contenedores y la mercadería.

Recepciones

En algunos casos, se reciben los productos sin paletizar y estos son consolidados en distintos contenedores, a la vez que se registran sus características y atributos logísticos para, posteriormente, ser ubicados dentro de la bodega.

Otra forma de recibir la mercadería es mediante contenedores en los que la mercadería llega paletizada a la bodega, con lo que no se requiere su consolidación y solo es necesario realizar la validación de los atributos logísticos y las cantidades de la mercadería recibida para, después, proceder a su ubicación.

El tercer tipo de recepción básica que se puede dar en una bodega es la de artículos procedentes de devolución. Si bien es similar a cualquiera de las anteriores recepciones comentadas, presenta características particulares como puede ser la aplicación de estados y bloqueos de mercadería en el proceso de entrada a la instalación. Estos estados y bloqueos pueden indicar, por ejemplo, la necesidad de pasar por el control de calidad, quedar pendiente de revisión, etc. Posteriormente habrá que realizar la ubicación dentro de la bodega en zonas específicas o determinadas para este tipo de mercadería.

Captura de datos logísticos

Estos datos incluyen distintas informaciones como por ejemplo el lote al que pertenece la carga, su caducidad, su peso, su temperatura, el número de serie, etc. La captura de estos datos en el momento de realizar el proceso de recepción proporciona al stock una trazabilidad.

Los atributos logísticos, como la identificación del lote o el número de serie, permiten conocer a posteriori qué mercadería se ha servido exactamente a cada cliente en concreto.

Etiquetado de contenedores y mercadería

La tercera función en las entradas se complementa con la anterior. Un WMS debe poder generar etiquetas de código de barras para todos los contenedores y mercaderías que se almacenen. Gracias a ello, todos los procesos y operativas que se lleven a cabo dentro de la bodega se validarán, con exactitud, mediante la lectura de estos códigos, lo que elimina los posibles errores y confusiones que se puedan generar en la manipulación de la mercadería.

La lectura del código de barras agiliza los procesos de identificación

También pueden ser etiquetados mediante los códigos de barras todos y cada uno de los artículos que se recepcionen de manera que, más tarde, se realicen los procesos de salida con una mayor agilidad y eficiencia.

La documentación de las recepciones permite, además, obtener informes en los que quedan reflejadas las diferencias entre la mercadería prevista y la que realmente se ha recibido, así como otras cuestiones, como pueden ser el cumplimiento de las franjas horarias de recepción.

El cometido del WMS no termina en estas actividades, ya que mediante una interfaz se encarga de transmitir al ERP de la empresa el cierre de recepción, en el que se especifica con exactitud cuántas unidades de las distintas referencias han entrado a la bodega, de modo que el ERP pueda llevar a cabo las gestiones administrativas con los proveedores.

Funciones de ubicación

Dentro de este tipo de operaciones, destacan tres gestiones: la gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias, el cross-docking y la gestión de la reposición y la consolidación.

La gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias

Es la encargada de elegir la localización idónea en la bodega para una mercadería concreta. Para ello, el software tiene en cuenta parámetros como la rotación de artículos (A, B o C), los tipos de contenedores empleados para la consolidación de la mercadería, las familias o tipos de productos que se manejan, la peligrosidad o incompatibilidad de unos productos u otros a fin de que no queden juntos o cercanos, las presentaciones de los artículos, el volumen de los mismos, etc.

'Cross-docking'

Por su parte, mediante el cross-docking se ahorran movimientos con la carga. Si llega la bodega una mercadería de la que se debe extraer producto que formará parte de un pedido que está activo y en el que falta stock, se procede a alojarla en la zona de preparación de pedidos, directamente desde el área de recepción. Una vez que la mercadería necesaria se ha preparado para salida, se procede a la ubicación dentro de la bodega de la que sobre.

La gestión de la reposición y la consolidación

También tiene como objetivo el ahorro de movimientos de la mercadería dentro de la instalación. Se aplica, al igual que en el cross-docking, antes de proceder a la ubicación definitiva de la carga. Esta función se lleva a cabo en centros en los que se han establecido posiciones de picking; si en éstas queda poco producto, se ha de reponer con la mercadería que acaba de llegar, de manera que haya stock suficiente para la realización de los pedidos. Posteriormente, se procede a la ubicación de la carga que sobre de esta operación.

Funciones de control del stock

En la gestión de la mercadería almacenada, el WMS debe ser capaz de proporcionar información completa y útil sobre el stock. Para ello, se recurre a varias funciones.

• La más intuitiva es la visualización del mapa de la bodega, mediante el que se accede, en una pantalla, a una representación gráfica de la instalación en la que se detallan cada una de las ubicaciones y su composición, tanto en lo que respecta al contenedor, como a la propia mercadería.
• La gestión de ubicaciones es otra de las herramientas con las que debe contar un WMS. Con ella se puede obtener y editar la información sobre las posiciones como el tipo de ubicación, los bloqueos que tenga aplicados, sus dimensiones, sus características, las zonas de almacenaje a las que pertenece, etc.
• De la misma manera se debe poder realizar la gestión de estados del stock con el fin de consultar y modificar los datos relativos a las cuarentenas, roturas, pérdidas, bloqueos, reservas, etc.
• El WMS también puede realizar, por sí mismo, operaciones que ayuden en la gestión del stock. Una de ellas es el cálculo de rotación de los artículos. En función de los movimientos realizados durante un periodo de tiempo que se le indique, el sistema puede determinar e informar de cuál debe ser la rotación ideal de un artículo y compararla con la que este tiene asociada en el maestro de artículos. Con esta herramienta se puede recalcular la rotación A-B-C y cambiar la que tiene asignada el artículo en caso de que se considere más eficiente o conveniente.
• Hay una última función indispensable relativa al stock, como es el recuento y el inventario. Con estas tareas programables se puede llevar a cabo desde un inventario global de toda la bodega, a un inventario específico de un artículo, una ubicación o una zona en concreto. En el caso de que se encuentren diferencias de stock se informa de ellas automáticamente al ERP.

Funciones de salida

Además de administrar la entrada y ubicación de la mercadería, el sistema de gestión también se debe ocupar del control de las salidas de los productos.

• Las funciones principales que se llevan a cabo en esta fase del almacenaje comienzan con la gestión de la preparación de la carga que tiene que salir de la instalación. Esta actividad cubre las agrupaciones de pedidos y las asignaciones de los mismos, entre otras cuestiones. Esto permite el control sobre cómo se ejecutan los pedidos y quién se encarga de ello: la asignación de los muelles de despacho, los operarios que realizan la preparación, la manera de realizar el agrupamiento de los pedidos y la franja horaria en que se produce, etc.
• Dentro de la preparación, el WMS puede gestionar a un nivel muy detallado las operaciones que se tienen que llevar a cabo, como es el caso de los procesos de picking. El sistema se encargará de definir y guiar los recorridos del personal asignado a esta tarea, así como la presentación de los artículos. Una de las ventajas más importantes derivadas de la gestión del picking por parte del WMS es que el sistema es capaz de optimizar el proceso a fin de que éste se ejecute en el más breve tiempo posible y con el menor número de movimientos a la vez que se respetan los parámetros especificados para el pedido que han sido enviados por el ERP.
• Otra parte de la preparación de la mercadería es la relativa al etiquetado de despachos, mediante la que se identifican los bultos de pedido, y a través los mismos procedimientos del etiquetado de entrada. 
• Igualmente, en la salida se procede a la documentación de los despachos, lo que facilita la generación de documentos tales como el packing list (listado de los artículos que componen el pedido), la documentación para el transportista y los informes que reflejan las discrepancias que hayan encontrado.
• Tras estas operaciones, el WMS administra el proceso de carga de los despachos en los vehículos. Gracias a esta función, se controla la calidad del envío, de tal forma que se evitan errores tales como, por ejemplo, el despacho de un material a un cliente que no lo ha solicitado.
• Para terminar, el WMS puede gestionar hasta la última fase de las operaciones de salida, como es la comunicación al ERP del cierre de despacho, lo que se realiza mediante una interfaz entre los dos sistemas. Con esta función, se informa al gestor de recursos de la empresa de cuántas unidades y de qué referencias ha constado el despacho, así como qué bultos se han despachado en cada una de las órdenes de salida que se han ejecutado. Con estos datos, el ERP puede gestionar los procesos administrativos con los clientes.

Funciones en bodegas complejas

En ocasiones, las instalaciones están formadas, a su vez, por zonas o bodegas que se interrelacionan unas con otras. Podemos encontrarnos, por poner un ejemplo, con casos en los que se ha de administrar un área con rack selectivo, un silo automatizado con transelevadores y un carrusel horizontal automatizado a la vez. Las combinaciones pueden ser muy variadas y pueden dar lugar a centros realmente complejos por lo que un mismo WMS debe ser capaz de gestionar de manera global e integrada todas estas áreas de tipologías distintas y operativas diferentes en sus procesos de entrada, ubicación y salida.

• Uno de los procesos que un WMS debe gestionar es la preparación de pedidos que utilicen soluciones de pick to light y put to light. Este tipo de instalación hace que se consiga una mayor fluidez y agilidad a la preparación de pedidos.

En sectores como el farmacéutico las soluciones pick to light son muy útiles

• El picking también se puede agilizar por medio de otra tecnología, como es el voice picking o picking por voz. Con este sistema, que debe ser gestionado por el WMS, el operario no tiene que utilizar las manos para manipular la terminal u otros controles, sino que recibe las órdenes con un sistema de voz y puede dar señales al sistema también hablando. Esto posibilita una mayor maniobrabilidad para aquellas mercaderías que tengan que ser manipuladas con las dos manos y es una solución especialmente adecuada para las bodegas de congelados ya que se facilita la comunicación sin tener que usar los terminales con los guantes y se agiliza el trabajo (cuyos tiempos están controlados) dentro de las cámaras.

• El software de gestión debería ser también capaz de administrar la apilabilidad de la mercadería en la preparación de pedidos. Esto permite optimizar la organización de los bultos siguiendo unos parámetros determinados, es decir, se controla, por ejemplo, que sobre un mismo pallet o contenedor se prepare la mercadería menos consistente después de la más consistente.

Otras funciones

Dependiendo del tipo de bodega y empresa, hay otras tres funciones que pueden ser esenciales para integrar las instalaciones en el resto de la empresa o del centro logístico de bodegaje:

1. La primera es la gestión de los flujos de mercadería (entradas y salidas) a las líneas de producción. Gracias a esta característica, se obtiene un flujo óptimo (tanto en salidas como en entradas) a las líneas de producción o fabricación, lo que agiliza los procesos internos.
2. La segunda función tiene que ver con la administración de varias bodegas con un mismo WMS, lo que se denomina gestión de multibodegas. Con esta característica, una misma empresa puede gestionar todas sus bodegas de manera única y global y así se optimizan los recursos (así como los sistemas informáticos) y se facilitan los procesos de traspasos de mercadería entre las instalaciones.
3. En tercer lugar, a un nivel superior al anterior se encuentra la gestión multiorganización, por la que, como su nombre indica, distintas organizaciones pueden ser administradas por el mismo WMS.

_{Un WMS puede llegar a gestionar varias bodegas de manera integrada y global.}

Por último es necesario comentar que en algunos proyectos es preciso un desarrollo específico adaptado al cliente según sus necesidades. Ciertas operativas que llevan a cabo algunas empresas pueden no estar recogidas, a priori, en el software, por lo que es necesario un desarrollo específico tomando como base un WMS ya creado. En este sentido, el sistema de gestión tiene que ser lo suficientemente versátil y abierto para que se puedan programar estas características personalizadas.