IRIS optimiza las operativas de su bodega de equipos informáticos con Easy WMS

IRIS: instalación, mantenimiento y reparación de hardware

Con sede en Billy-Berclau (Francia), IRIS ofrece soluciones y servicios de IT a empresas de todos los sectores industriales, mayormente de retail y de la salud. La firma proporciona soluciones de hardware y mantenimiento adaptadas a los requerimientos de cada cliente, así como asistencia los siete días de la semana para las compañías ubicadas en Francia. Fundada en 2009, IRIS es una empresa con más de 300 clientes, presente en más de 30 países y con una facturación anual que supera los 15 millones de euros.

IRIS tiene un firme compromiso con la calidad de sus servicios de IT. Con una trayectoria de casi 15 años, la compañía siempre ha priorizado la satisfacción de sus clientes a la hora de suministrarles las soluciones demandadas.

Para atender a los clientes con la mayor eficiencia posible, la logística constituye uno de los procesos clave de IRIS. Proveer las soluciones de hardware a tiempo solo puede lograrse con un control riguroso de la mercadería. “Los equipos de IT no son un producto cualquiera, requieren unas condiciones de almacenaje idóneas y una rápida distribución para lograr una disponibilidad inmediata en cualquier punto de Europa justo cuando han de estar operativos”, afirma Yves Courtois, responsable de Logística de la compañía.

En Billy-Berclau, al norte de Francia, se halla en la bodega de 6.000 m² de IRIS. Allí, la compañía da cabida a más de 9.000 referencias que se distribuyen a los más de 300 clientes que la firma tiene repartidos por toda Europa. Recientemente, la empresa ha implementado el sistema de gestión de bodegas Easy WMS de Mecalux para optimizar los procesos y llevar un control mucho más estricto de la mercadería.

Antes de digitalizar la bodega, todas las operativas se dirigían de forma manual. “Utilizábamos nuestro software de gestión empresarial (ERP) para organizar las tareas y hacer un seguimiento de la mercadería. Los operarios introducían en el sistema los artículos recibidos y los pedidos despachados cada día, lo que suponía un riesgo elevado de cometer errores”, manifiesta Courtois.

A medida que IRIS empezó a ampliar la cartera de clientes y el ritmo de trabajo en la bodega aumentó, la compañía se percató de que debía renovar su logística para seguir prestando un buen servicio. “Sabíamos que la organización del stock era mejorable. El ERP era incapaz de optimizar las ubicaciones de la bodega, un proceso que nos parecía básico para facilitar operativas tan exigentes como la preparación de pedidos. Necesitábamos asegurar la trazabilidad de la mercadería desde que llegaba a la bodega hasta que se despacha y, para lograrlo, teníamos que instalar un software más sofisticado y enfocado en la gestión logística”, explica el responsable de Logística.

Tras analizar distintas opciones, IRIS decidió instalar el sistema de gestión Easy WMS para mejorar el control del stock e incrementar la productividad en la bodega. “Nos decantamos por la solución de Mecalux porque nos pareció que podría adecuarse a las particularidades de nuestra instalación. El sistema es escalable: se ajusta a los cambios del negocio como, por ejemplo, la progresión de las ventas o la incorporación de nuevas tecnologías en un futuro”, comenta Courtois.

Una de las cuestiones que más preocupaba a IRIS era la puesta en marcha del software. “Lo que acabó de convencernos fue la sencillez y rapidez a la hora de implantar el sistema. En nuestro caso, al poco tiempo los operarios ya preparaban pedidos siguiendo las instrucciones de Easy WMS”, señala Courtois. El equipo técnico de Mecalux trabajó codo con codo con IRIS para encontrar la mejor solución para la compañía y resolver cualquier duda.

Logística digitalizada

Easy WMS interviene en todos los procesos que se llevan a cabo en la bodega de IRIS, desde que se recibe la mercadería de los proveedores hasta que se preparan y distribuyen los más de 150 pedidos diarios con destino a sus clientes en Europa.

“Instalar Easy WMS ha supuesto un gran avance en nuestra logística”, subraya Courtois. Los operarios solo necesitaron una breve formación para aprender a utilizar las distintas funcionalidades del sistema y se familiarizaron con gran rapidez. Mediante terminales de radiofrecuencia, siguen las instrucciones del sistema, que les indica paso a paso cómo localizar los equipos de hardware. “Nuestro equipo está encantado con el software porque ha simplificado su trabajo. Ahora la preparación de pedidos es mucho más veloz”, añade el responsable de Logística.

En el área de recepciones, por ejemplo, los operarios han notado una gran mejora. Ahora ya no tienen que introducir manualmente en el ERP los productos que han llegado a la bodega. Tan solo tienen que leer el código de barras de cada pallet o cada paquete con el terminal de radiofrecuencia para que el sistema los introduzca en la base de datos y les asigne una ubicación de modo automático.

Para decidir la posición de cada artículo, Easy WMS tiene en cuenta variables como la referencia, el nivel de demanda o si el producto forma parte de un pedido que ya había solicitado un cliente. El software de Mecalux se ha integrado con el ERP de IRIS para que ambos sistemas puedan compartir información que impulse el rendimiento de la instalación. Por ejemplo, el ERP notifica a Easy WMS los productos que recibirá la bodega para que así pueda verificar que ha llegado la mercadería correspondiente.

La preparación de pedidos es otra de las operativas que más ha incrementado la productividad gracias a Easy WMS. “Los operarios ya no pierden tiempo buscando los productos de IT por la bodega”, afirma Courtois. El sistema les asiste para preparar cada pedido: les señala los artículos que localizar y su ubicación exacta. También genera rutas eficientes por la bodega para que los operarios recorran las mínimas distancias posibles.

“Al organizar todos los movimientos de mercadería y operarios, el control de las existencias es total. El software conoce la ubicación precisa de cada producto en todo momento y evita que se produzcan errores”, cuenta Courtois. Una gestión avanzada del stock redunda en unas operativas mucho más fluidas.

Servicio personalizado

Uno de los servicios que ofrece la empresa es la personalización de los equipos de IT. Por ejemplo, cuando un cliente solicita equipos informáticos para su compañía, IRIS se asegura de entregarlos con las aplicaciones instaladas, teniendo en cuenta que cada departamento puede necesitar unos programas informáticos específicos.

Para personalizar los equipos de IT, IRIS ha implementado el software VAS (siglas de value-added services). Se trata de una extensión de Easy WMS con las funcionalidades necesarias para garantizar que cada pedido solicitado se entregue respetando ciertos requerimientos de los clientes.

Al preparar los pedidos, VAS indica a los operarios si los productos que han extraído de las estanterías deben someterse a algún proceso adicional. Si ese fuera el caso, el software les muestra dónde trasladar los equipos para configurarlos antes de distribuirlos a los clientes.

VAS también interviene en el proceso de reciclaje de IRIS. Otro de los servicios que presta la compañía, en su compromiso con el cuidado del medio ambiente, es el de recogida y tratamiento de equipos informáticos al final de su vida útil. Después de destruir los datos y garantizar la confidencialidad de la información, la empresa recupera y recicla los dispositivos informáticos para darles una segunda vida. Para ello, el software envía instrucciones a los operarios sobre qué hacer con cada producto, ya sea trasladarlo al área de residuos o a reparaciones. La digitalización ayuda a la compañía a realizar una gestión eficiente de los equipos de IT de segunda mano y a cumplir las normas.

Despachos controlados y rápidos

“Hemos ahorrado tiempo en los despachos, ahora somos mucho más rápidos. Ya no es necesario generar e imprimir los documentos y etiquetas para los transportistas de manera manual. El software lo hace con total autonomía y rapidez”, relata Courtois.

IRIS ha implementado Multi Carrier Shipping Software, una extensión de Easy WMS preparada para optimizar los despachos. El programa organiza los procesos de empaquetado, etiquetado y envío de mercadería con precisión, velocidad y sin errores.

El sistema se ha integrado con el software que emplean TNT y UPS, las agencias de reparto de IRIS, para automatizar la gestión de los pedidos. El software ha simplificado los despachos: al terminar un pedido, Multi Carrier Shipping Software selecciona la agencia de transporte adecuada y se comunica con ella a fin de obtener los datos necesarios a la hora de generar e imprimir las etiquetas y el tracking number.

Las agencias de transporte están sincronizadas con la bodega para facilitar el trabajo de los operarios. Al mismo tiempo, los transportistas pueden ser mucho más ágiles y lograr que las entregas se realicen con mayor celeridad. Al llegar a la bodega de IRIS, tan solo tienen que cargar la mercadería en el camión y distribuirla.

Logística en constante evolución

Para IRIS, el resolver las necesidades de los clientes con eficiencia pasa por controlar la mercadería y lograr unas operativas optimizadas. La empresa ha recurrido a la digitalización con el fin de impulsar los procesos logísticos y adaptarse a los cambios del mercado con facilidad. En los últimos años, la compañía ha experimentado una gran expansión, lo que la ha obligado a transformarse y a modificar sus operativas.

“Ahora que disponemos de una logística digital, tenemos unas perspectivas de futuro mucho más prometedoras. Durante este año, nos gustaría inaugurar una nueva bodega de mayores dimensiones que nos permita seguir abasteciendo a nuestros clientes y aprovechar las nuevas funcionalidades del software de Mecalux para seguir prestando un servicio impecable a los clientes”, concluye Courtois.

Gracias a Easy WMS, hemos transformado nuestros procesos logísticos y ahora somos mucho más rápidos y eficientes a la hora de distribuir la mercadería a nuestros clientes. Recomendamos el software de Mecalux a empresas que tengan una gran actividad en sus bodegas.